Powodzenie konferencji zależy od wielu składników. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego które wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy dokładnie przygotują się do tematu. Jeśli poszukujesz sali szkoleniowej lub ewentualnie konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny powinny być adekwatnie oświetlona i przewietrzana, aby uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odkryć się projektor, należyta tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji również powinien być odpowiednio ułożony, tak żeby nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są bezsprzecznie w stosunku do uczestników zebrania, albowiem od nich zależy czy wskazane cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty powinni się właściwie przygotować, prezentacje muszą być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące pracobiorców, np. paintball albo inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych ma obowiązek wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Istotną kwestią jest też oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać bądź też napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień czy też odblask. W sali powinna być także szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Istotną rzeczą są też gniazda elektryczne i telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację.